Regulamin – tłumaczenia

Regulamin świadczenia usług tłumaczeniowych przez SCHWA

§ 1 Informacje podstawowe

1. Niniejszy regulamin określa zasady świadczenia usług przez SCHWA w zakresie wykonywania tłumaczeń pisemnych i ustnych jak również innych usług związanych z tłumaczeniami takich jak przykładowo: redakcja, korekta, weryfikacja, lokalizacja, skład tekstu.
2. W przypadku zawarcia odrębnej umowy o współpracy między Klientem i SCHWA postanowienia takiej umowy mają znaczenie nadrzędne w stosunku do niniejszego Regulaminu.
3. SCHWA świadczy usługi zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz dobrymi praktykami przyjętymi w branży tłumaczeniowej.

§ 2 Zasady składania zamówień

1. SCHWA przyjmuje zlecenia od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00. W przypadku otrzymania zlecenia/zapytania po godz. 16.00 dnia roboczego lub w dniach ustawowo wolnych od pracy realizacja zlecenia nastąpi kolejnego dnia roboczego.
2. Zleceniodawca i SCHWA ustalają drogą elektroniczną przy każdym zamówieniu zakres i termin realizacji danego zamówienia. Każde złożone zamówienie wymaga potwierdzenia ze strony SCHWA przyjęcia zlecenia do realizacji jak również potwierdzenia zlecenia ze strony Zleceniodawcy wraz z przedstawionymi warunkami danego zlecenia, chyba że SCHWA i Zleceniodawca zawarli umowę o stałej współpracy, na mocy której uzgodniono inne zasady składania zamówień. Potwierdzając zlecenie Zleceniodawca wyraża akceptację warunków niniejszego Regulaminu.
3. SCHWA ma prawo zmienić warunki dotyczące realizacji zlecenia opisane w niniejszym Regulaminie w drodze negocjacji ze Zleceniodawcą.
4. Materiały, do których Zleceniodawca nie posiada pełni praw autorskich, zgody na wykorzystywanie oryginału oraz zawierające treści o charakterze bezprawnym nie mogą być przekazywane do SCHWA.

SCHWA może odmówić przyjęcia zamówienia bez podania przyczyny, o czym niezwłocznie zawiadamia Zamawiającego. SCHWA nie odpowiada za szkody, jakie Zamawiający poniesie z powodu nie przyjęcia zamówienia.

§ 3 Realizacja zamówienia

I. Szczegółowe warunki tłumaczeń pisemnych

1. Rozliczenia tłumaczeń pisemnych (wykonywanych w programach edytowalnych takich jak: WORD, EXCEL) następują na podstawie ilości stron obliczeniowych. Strona obliczeniowa tłumaczenia obejmuje 1800 znaków ze spacjami. Rozliczenie następuje na podstawie liczby znaków w dokumencie tłumaczonym.
2. Minimalną jednostkę rozliczeniową stanowi jedna strona obliczeniowa.
3. Tłumaczenia pisemne wykonywane są w następujących trybach: a) tryb zwykły – minimum trzy dni robocze oraz do sześciu stron obliczeniowych tłumaczenia dziennie, b) tryb przyspieszony – do ośmiu stron obliczeniowych tłumaczenia dziennie, c) tryb ekspresowy – powyżej dziewięciu stron obliczeniowych tłumaczenia dziennie.
4. W przypadku tłumaczeń prezentacji (w programach takich jak MS PowerPoint) jednostkę rozliczeniową stanowi jeden slajd prezentacji.
5. SCHWA archiwizuje tłumaczenia pisemne przez okres 6 miesięcy. Na życzenie klienta tłumaczone dokumenty mogą być usunięte z bazy bezpośrednio po wykonaniu zlecenia.
6. Do czasu realizacji zlecenia nie wlicza się dnia przyjęcia i przekazania tłumaczenia, a także sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Termin realizacji zlecenia liczony jest od momentu potwierdzenia zamówienia.
7. Tłumaczenie realizowane w dniu dostarczenia tekstów do tłumaczenia lub tłumaczenie z dnia na dzień, uważa się za tłumaczenie realizowane w terminie ekspresowym.
8. Tłumaczenia wykonywane przez SCHWA wykonywane są z najwyższą starannością. Opracowanie tekstu do publikacji lub obróbka graficzna dokumentów nie wchodzą w zakres zwykłego tłumaczenia i stanowią odrębne usługi SCHWA.
9. W przypadku rezygnacji z zamówionego tłumaczenia pisemnego w trakcie jego wykonywania Zleceniodawca zobowiązuje się pokryć koszt faktycznie wykonanej do chwili rezygnacji pracy oraz inne uzasadnione koszty.

II. Szczegółowe warunki tłumaczeń ustnych

1. Czas pracy tłumacza jest liczony od określonej w zamówieniu godziny, na którą tłumacz został zamówiony, do chwili jego zwolnienia przez klienta.
2. Jednostką rozliczeniową tłumaczeń ustnych jest blok obejmujący 4 godziny zegarowe. Każdy rozpoczęty blok rozliczeniowy (lub każda rozpoczęta godzina w przypadku tłumaczeń dłuższych niż 8 godzin) liczony jest jako całość.
3. Stawka za dziewiątą i dziesiątą godzinę tłumaczenia w danym dniu wynosi 150% ustalonej przez strony stawki godzinowej, a stawka za jedenastą i dwunastą godzinę tłumaczenia w danym dniu wynosi 200% ustalonej przez strony stawki godzinowej. W przypadku pracy w niedziele i święta lub w późnych godzinach nocnych stawka powiększona jest o 100%.
4. W przypadku, gdy rzeczywisty czas pracy tłumacza wykracza poza liczbę godzin wyszczególnioną w Zamówieniu, czas pracy tłumacza jest liczony od chwili stawienia się tłumacza do dyspozycji Zleceniodawcy do momentu zakończenia pracy tłumacza.
5. Zleceniodawca informuje SCHWA o tematyce i charakterze tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń o tematyce specjalistycznej Zleceniodawca przekazuje materiały w celu przygotowania tłumacza tłumaczenia najpóźniej na 3 dni robocze przed dniem rozpoczęcia realizacji zlecenia.
6. W przypadku tłumaczeń symultanicznych Zleceniodawca przed rozpoczęciem tłumaczenia dostarczy program konferencji, w miarę możliwości, listę uczestników i teksty wygłaszanych przemówień czy referatów.
7. W przypadku odwołania przez Zleceniodawcę tłumaczenia ustnego:
8. o ustalonym czasie trwania do 2 dni w terminie krótszym niż 2 dni robocze,
9. o ustalonym czasie trwania od 3 do 5 dni w terminie krótszym niż 3 dni robocze,
10. o ustalonym czasie trwania powyżej 5 dni w terminie krótszym niż 7 dni robocze przed jego rozpoczęciem, Zleceniodawca zobowiązany jest do zapłaty kary w wysokości 30% wartości zlecenia, niemniej jednak niż za jeden blok rozliczeniowy. W przypadku odwołania zamówienia w dniu realizacji zlecenia, Zleceniodawca zapłaci karę umowną w wysokości 50% wartości zlecenia, niemniej jednak niż za jeden blok rozliczeniowy.
11. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Zleceniodawca ponosi dodatkowo koszty podróży tłumacza do wskazanego przez Zleceniodawcę miejsca, a także koszty jego zakwaterowania i wyżywienia.
12. W przypadku tłumaczeń symultanicznych (kabinowych) niezbędne jest zamówienie dwóch tłumaczy pracujących na zmianę.

Tłumacz ma prawo odmówić wykonywania przekładu w przypadku niesprawnej aparatury.

III. Inne warunki realizacji zamówień

Wszelkie wytyczne oraz instrukcje (takie jak np. wskazówki dotyczące uwzględnienia w tłumaczeniu konkretnego specyficznego słownictwa stosowanego w ramach danej jednostki, nazw własnych, itp.) Zleceniodawca przekaże na piśmie lub w formie elektronicznej SCHWA w momencie zamówienia tłumaczenia.

§ 4 Płatności

1. Płatności za tłumaczenia obliczane są na podstawie cennika SCHWA, uzgodnionej ceny ze Zleceniodawcą lub na podstawie umowy ramowej zawartej między Zleceniodawcą a SCHWA.
2. Płatność za usługi następuje na podstawie faktury wystawionej przez SCHWA w momencie zamówienia usługi. Płatność może nastąpić w dwóch ratach: 50% wartości usługi zgodnie z przedstawioną ofertą lub przewidywanym kosztem w momencie zamówienia usługi, natomiast pozostała część w dniu przekazania gotowej usługi lub rozpoczęcia tłumaczenia ustnego przed przekazaniem tłumaczenia lub rozpoczęciem tłumaczenia ustnego.
3. Zleceniodawca upoważnia SCHWA do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy i dostarczenia jej w formie elektronicznej na wskazany przez Zleceniodawcę adres mailowy.
4. Wykonane tłumaczenie pozostaje własnością SCHWA do chwili dokonania przez Zleceniodawcę całkowitej płatności. Majątkowe prawa autorskie do tłumaczenia Zleceniodawca nabywa bezpośrednio po zapłacie pełnej kwoty należności.
5. Korzystanie z tłumaczenia – niezależnie od sposobu – przed dokonaniem zapłaty będzie uznane za akceptację tekstu tłumaczenia przez Zleceniodawcę bez zastrzeżeń.
6. Jeśli wyegzekwowanie zapłaty od Zleceniodawcy za wykonane usługi będzie wymagało od SCHWA zaangażowania firm prawniczych, windykacyjnych lub innych, Zleceniodawca zgadza się ponieść pełne koszty i prowizje naliczone przez w/w firmy.
7. W przypadku przekroczenia terminu płatności SCHWA ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki.

§ 5 Reklamacje

1. Uzasadnione reklamacje będą usuwane przez SCHWA nieodpłatnie w terminie uzgodnionym przez strony, o ile zostaną zgłoszone w terminie 14 dni kalendarzowych od przekazania tłumaczenia Zleceniodawcy. Reklamacje należy zgłaszać w formie pisemnej z wyszczególnieniem wad i błędów tłumaczenia.
2. Reklamacje zgłoszone po ww. terminie będą usuwane przez SCHWA odpłatnie w cenie 50% stawki za dany rodzaj tłumaczenia.
3. Niezgłoszenie reklamacji w wyżej wymienionym terminie, czy też wykorzystanie przez Zleceniodawcę tłumaczenia dostarczonego przez SCHWA oznacza uznanie tłumaczenia przez Zleceniodawcę za wolne od wad.
4. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.
5. Całkowita odpowiedzialność materialna SCHWA za wszelkie ewentualne szkody związane z wykonaniem tłumaczenia jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego za dane tłumaczenie.
6. Odpowiedzialność materialna nie obejmuje uchybień, jakie mogą zaistnieć w tłumaczeniach wykonywanych w trybach ekspresowych. Klient zamawiający tłumaczenie w trybie ekspresowym akceptuje ryzyko wystąpienia błędów w tłumaczeniu. SCHWA zobowiązuje się do jak najszybszego usunięcia zgłoszonych uchybień tłumaczenia wykonanego w trybie ekspresowym.
7. SCHWA nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia powstałe w wyniku okoliczności, na które SCHWA nie ma wpływu, takie jak działania siły wyższej, awarie sprzętu komputerowego, awarie łączy internetowych i telefonicznych oraz przerwy w dostawie prądu.

Reklamacje będą rozpatrywane przez SCHWA wyłącznie po uregulowaniu pełnej należności przez Zleceniodawcę.

§ 6 Poufność

1. SCHWA zobowiązuje się do zachowania poufności w odniesieniu do wszelkich otrzymanych od klienta dokumentów i materiałów z wyjątkiem materiałów powszechnie dostępnych (takich jak artykuły prasowe, treści w Internecie itp.).
2. Zobowiązanie o poufności obowiązuje również pracowników, współpracowników, partnerów handlowych, świadczących dla SCHWA usługi, związanych z wykonywaniem tłumaczeń. W myśl powyższego ww. osoby podpisują zobowiązanie do zachowania poufności przetwarzanych czy otrzymanych od klientów dokumentów lub informacji.
3. SCHWA może podpisać na życzenie Zleceniodawcy dodatkowy dokument zawierający zobowiązanie do zachowania poufności.

§ 7 Postanowienia końcowe

1. Informacje zamieszczone na stronie internetowej SCHWA oraz niniejszy regulamin nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Miejscem zawarcia i wykonania umowy między stronami jest siedziba SCHWA.
3. Wszelkie spory między stronami dotyczące wad w wykonanych przez SCHWA usługach świadczonych na podstawie Regulaminu będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby SCHWA.
4. W sporach między SCHWA a Zleceniodawcą stosuje się prawo polskie.
5. SCHWA zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Informacje o zmianach zostaną przesłane na adres Zleceniodawcy za pomocą poczty elektronicznej. Złożenie zamówienia po otrzymaniu informacji o zmianach będzie traktowane jako akceptacja nowego regulaminu.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami) lub inne stosowne przepisy prawne.